Gemeente Breda besteedt Groensysteem aan o.b.v. Best Value Procurement
De gemeente Breda is verder aan het professionaliseren. Een ander softwaresysteem is noodzakelijk om ook in de toekomst de processen van het groenbeheer optimaal te kunnen ondersteunen. Bij de aanbesteding heeft de gemeente gekozen voor een innovatieve aanbestedingvorm; Best Value Procurement (nl: prestatieinkoop). De keuze is gevallen op GBINext van Oranjewoud.
De behoefte van Breda
Adequate informatievoorziening ter ondersteuning van groenprocessen heeft de gemeente geformuleerd als doel. Een systeem dat onder andere gemakkelijk is, eenduidig presenteert, mutatie binnen- én buitenshuis mogelijk is en informatie die afhankelijk van de rol en functie beschikbaar is. Het systeem dient toekomstbestendig te zijn, doordat het voldoet aan wetgeving van de gegevensregistratie (o.a. BGT) wat gebaseerd is op het principe eenmalig inwinnen, meervoudig gebruik en een loketgedachte. Op termijn voorziet de gemeente één integraal systeem dat een bijdrage levert aan de optimalisatie van de totale keten van ontwerp tot gebruik.
Een andere aanpak
Voordat de gemeente Breda in aanraking kwam met “prestatie-inkoop” liepen de voorbereidingen van het nieuwe systeem al een tijdje. Met zoveel interne belanghebbenden was het lastig een punt te zetten achter het gedetailleerde programma van eisen. Met Best Value Procurement ging het roer om en kwam de focus te liggen op wat de gemeente wil bereiken met het systeem. Het besef groeide dat marktpartijen meer vrijheid moesten krijgen in het aanbieden van oplossingen.
Best Value Procurement
Het proces van Best Value Procurement bestaat uit 3 fasen. Tijdens de gunning worden aanbieders beoordeeld op basis van een compacte aanbieding, met voor het project dominante informatie, over onder andere risico's en kansen. Interviews met sleutelfiguren vormen daarnaast een belangrijk onderdeel. Zit er een deskundige, doorgrondt hij het project en gaat hij zelf een belangrijke bijdrage leveren aan de projectdoelstellingen? De gunningsfase resulteert in een voorselectie van één aanbieder. Met de voorkeursaanbieder worden in de opstartfase (pre award fase) concrete afspraken gemaakt over de levering, planning, etc. Centraal in deze fase staan alle risico en de beheermaatregelen daarbij. Door in deze fase het gehele traject en eventuele discussiepunten vooraf te bespreken kan de uitvoeringsfase soepel verlopen. “De gemeente Breda heeft met deze aanbesteding een goede ervaring opgedaan met Best Value Based Procurement”, aldus de heer Philippe Weijling (Inkoper dienst Stadsbeheer van de gemeente Breda). De gemeente heeft zich met betrekking tot Best Value Procurement laten adviseren en begeleiden door de heer Sjoerd Posthuma, Consultant bij Scenter.
De definitieve gunning
Medio juli kwam Oranjewoud als voorkeursaanbieder uit de bus. Na een intensieve periode van afstemming is eind september de definitieve handtekening geplaatst en daarbij de pre award fase afgerond. De gunning is gebaseerd op het plan van aanpak, kansen en risicodossier, planning, interviews (75%) en prijs (25%). "Tijdens de gunning stak Oranjewoud er met kop en schouders bovenuit. In de opstartfase is dit verder uitgebouwd", meldt de heer Dolf Brinkmans (Hoofd Ruimtelijke Informatie en projectleider van de gemeente Breda). "Het is nu onze gezamenlijke opgave om te komen tot een succesvolle implementatie." Een uitgebreide demonstratie eind september jl. vormde de start van dit implementatieproces. Tijdens de gehele looptijd van het contract wordt wekelijks door opdrachtnemer aan opdrachtgever gerapporteerd volgens een vast format waarin het managen van risico’s centraal staat.
Voor meer informatie kunt u terecht bij onderstaande adressen:
maarten.vanoosterhout@oranjewoud.nl
